Računovođe često imaju dvojbe o tome kako pravilno izdati račun i kada to treba zabilježiti u knjigama računovodstva. Pogledajmo što je ovaj dokument i kako ga koristiti.
Faktura je distribuirani dokument prema kojem se obračunava i plaćanje robe i porezni odbitak. U međunarodnom računovodstvu ovaj dokument izgleda ovako:
Što kaže Porezni zakonik
Prema Poreznom zakoniku, rok za izdavanje računa ograničen je na 5 radnih dana - ustvari, jedan tjedan. To se razdoblje računa kako slijedi:
- na dan primitka predujma (u cijelosti ili u cijelosti) za daljnje isporuke ili prijenos vlasništva;
- na dan stvarne otpreme robe (pružanje usluga ili obavljanje posla), prijenos vlasništva.
Petodnevni rok smatra se danom koji slijedi nakon datuma prve pošiljke. Ako je račun izdan za posao ili pružanje usluga, rok za fakturiranje izračunava se od dana potpunog pružanja radova ili usluge. Napominjemo: ne radi se o početku posla, već o potpunom pružanju dogovorenih usluga ili posla. Izuzetak su slučajevi kada će se posao obavljati uz avansno plaćanje i ta je okolnost izričito navedena u ekonomskom ugovoru. U ovom se slučaju drugoj ugovornoj strani izdaje predujam. Rok za izdavanje ovih dokumenata je pet dana od dana uplate novca na račun.
Radnim danima i slobodnim danima
Događa se da rok za izdavanje pada neradnim danom. U ovom slučaju čl. 6.1. Poreznog zakonika prodavatelju je moguće odgoditi račun do prvog radnog dana nakon petodnevnog razdoblja. No, ovu bi normu trebalo koristiti vrlo oprezno, jer će čak i jednodnevno kašnjenje dovesti do činjenice da se račun neće računati na sljedećoj poreznoj reviziji. Stoga revizori i iskusni glavni računovođe preporučuju fakturiranje u ovom slučaju unaprijed, bez čekanja kraja petodnevnog razdoblja. Naplata se može izvršiti istog dana kada je izvršena odgovarajuća poslovna transakcija. Ako je potrebno, račun se uvijek može prilagoditi.
Objedinjeni računi
Prema Poreznom zakoniku, nekim trgovačkim poduzećima dopušteno je izdavanje jedinstvenih (konsolidiranih) računa za prodaju na temelju rezultata izvještajnog mjeseca. Pravo na rad na jednom računu mora biti određeno ugovorom. Dopušteno je raditi u ovom obliku izvođačima radova koji:
- kontinuirana opskrba robom;
- kontinuirano pružati usluge prijevoza ili logistike;
- opskrba električnom energijom, izvorima goriva;
- pružaju komunikacijske usluge;
- svakodnevno i kontinuirano prodavati robu.
Ako su druge ugovorne stranke radile manje od 30 kalendarskih dana, račun se mora izdati do roka za dostavu. Ali u ovom slučaju inspektori mogu inzistirati na tome da se krši načelo pravilnosti i kontinuiteta opskrbe. Stoga se novim ugovornim stranama s ujednačenom stopom fakture treba pristupiti s oprezom.
Što se tiče Poreznog zakonika, razdoblje za izdavanje računa za izvještajni mjesec slijedi u roku od pet dana u mjesecu koji slijedi nakon izvještajnog. Ali takve račune morate registrirati u mjesecu u kojem je izvršena prva prodaja primljene robe.
Odgovornost za neispunjavanje rokova
Kazneni zakon ne navodi kazne za kršenje rokova za izdavanje računa. Ali, u pravilu, inspektori se vode čl.120. Poreznog zakonika i poziva se na kašnjenje s naplatom, kao i na općenito naplate. To se posebno odnosi na dokumente koji se moraju stvoriti na spoju dva razdoblja izvješćivanja. Na primjer, ako bi račun trebao biti objavljen prošlog mjeseca, ali kreiran samo u tekućem mjesecu, inspektori to mogu smatrati nedostatkom računa i novčano kazniti tvrtku.
Uplate
Do sada smo razgovarali o fakturama izdatim za prvi događaj, poput isporuke robe ili stvarne prezentacije usluga. A kako unaprijed napisati i izračunati rok za fakturiranje? Koliko brzo je potrebno dostaviti drugoj ugovornoj strani?
Vrijeme predujma faktura izravno je povezano s poreznom obvezom poduzeća. Novac dobiven od tvrtke u vezi s trgovačkom djelatnošću automatski postaje osnova za oporezivanje, a faktura je dokument koji potvrđuje ispravnost primitka novca.
Ako je prvi događaj primanje sredstava na tekući račun, tada rok za izdavanje računa unaprijed započinje u istom razdoblju i pod istim uvjetima kao i račun za isporuku robe. Dakle, za unaprijed prenesena sredstva nastaje porezna obveza u roku od pet dana nakon primitka novca, što bi trebalo biti odraženo u odgovarajućem dokumentu. Ovi rokovi za izdavanje avansnih računa utvrđeni su u članku 164. stavku 4. važećeg Poreznog zakona.
Elektronički dokumenti
02.02.2010. Porezna služba Ruske Federacije priznala je pravo poreznih obveznika da rade s elektroničkim uzorcima poreznih i računovodstvenih dokumenata. Po prvi se put elektronički dokument prepoznaje kao ekvivalentan i prihvaća se zajedno s dokumentima na papiru. Ova je norma utvrđena stavkom 1. čl. 169 Porezni zakonik. Rokovi za izdavanje elektroničkih računa slični su roku čuvanja papirnatih dokumenata, jer su u ovom slučaju i papirni i virtualni dokumenti identični.
Za provedbu ove odredbe, zasebnim nalogom porezne službe odobreni su formati elektroničkih računa, časopisi računovodstva tih dokumenata i druge knjige. Postupak rada s takvim dokumentima sličan je tijeku rada na papiru. Za svaku razmjenu računa daje se jedan dan, ali zapravo, zahvaljujući internetu, rad traje nekoliko sekundi. Razmjena računa utvrđena je Redom 174 n i sastoji se od sljedećeg:
- Datum kada se faktura pojavi u računovodstvu druge ugovorne strane jest datum kada je operator primio takvu datoteku. Napomena: ne datum računa, već datum primitka od strane operatera.
- Primanje elektroničkih računa s PDV-om, rok za izdavanje tih dokumenata ne računa se od datuma na dokumentu, već od slanja računa kupcu od strane operatora. Rok fakturiranja od strane prodavatelja, dakle, ne ovisi samo o prvom događaju, već i o prijenosu elektroničkog dokumenta operateru.
Dokaz o primanju dokumenta može biti obavijest. Prije toga bio je obvezni rekord elektroničke fakture. Sada je ovaj dokument dodatak računu i izvršava se samo u slučaju dodatnog dogovora između ugovornih strana.
Registracija računa
Računovodstvo računa, koji su osnova za porezne transakcije, vodi se u knjigama računovodstva. Od siječnja 2015. dužni su voditi takve časopise samo porezni obveznici. Ali postoje iznimke od ovog pravila. Dakle, prema postojećim pravilima i propisima, časopis za fakture trebao bi biti dostupan:
- kod poreznih obveznika;
- osobe oslobođene obveze biti porezni obveznik;
- osobe koje nisu registrirane kao porezni obveznici ako periodično izdaju ili primaju račune tijekom obavljanja posla, istovremeno zastupajući interese drugih osoba na temelju bilateralnih sporazuma.
Potpuni popis načela za obradu i pohranu ovih dokumenata nalazi se u Pravilima za vođenje registra računa koji su odobreni u 2011. godini.
Postupak popunjavanja računa
Prema Pravilima popunjavanja, porezni obveznici imaju mogućnost navesti dodatne informacije u ovom dokumentu. To uključuje:
- pojedinosti o primarnom dokumentu (faktura, bankovni izvod);
- ime osobe koja izdaje račun s trenutnim podacima o zakonu i namiri.
Spominjanje primarnih dokumenata omogućuje prodavaču da navede dodatne informacije ne samo za prodavatelje, već i za kupce, na primjer, moguće je odrediti datum prihvaćanja robe ili rok za završetak radova, druge informacije koje su zanimljive suprotnoj strani. Da bi se regulirao protok potrebnih informacija, dopušteno je takvo dodavanje.
Nove promjene
U 2017. godini dokument je izmijenjen. Dakle, obavezni rekvizit je šifra vrste robe TN FEA, koja je potrebna za nadzor odbitka za robnu skupinu robe. U slučaju robne skupine, odbitak se prihvaća po starom redu, a kod transakcija s nerazvrstanom robom odbitak se provodi u novom obliku. Šifra vrste robe TN VVED postala je obvezna za označavanje u dokumentu. To je zbog činjenice da je ova šifra potrebna za nadgledanje odbitka za robu robne skupine koji su prihvaćeni starim redoslijedom. Sve ostale grupe proizvoda sastavljene su u trenutnom obliku.
U novim računima potrebno je navesti adresu koja mora odgovarati podacima iz registra. Prije je bilo dovoljno navesti detalje iz konstitutivnih dokumenata, a sada se nova pravila obvezuju na dopisivanje i na računu i u registru pravnih osoba.
Naplata prilagođavanja
Računi za usklađivanje izdaju se ako je došlo do promjene vrijednosti robe, usluga ili posla. Veličina promjena u ovom slučaju navedena je u stupcu 5 računa. Ako se promijeni broj jedinica dobara ili usluga koje se pružaju, promjene se vrše u stupcu 3.
Proračun i razdoblja obračuna za prilagođavanje
Prije saznanja o vremenu izdavanja računa za prilagođavanje, neće biti suvišno upoznati se s ugovorom po kojem se poslovanje ovog poduzeća obavlja s drugom ugovornom stranom. Ako je u ugovoru naznačena mogućnost uvođenja promjena, one bi trebale biti izvedene u petodnevnom razdoblju nakon odobrenja. Potvrda takvog pristanka može poslužiti kao Zakon o utvrđenim odstupanjima, ovjeren od obje strane.
Sve porezne radnje s fakturama i korektivnim računima odnose se na razdoblje u kojem su ti dokumenti izdani. Na temelju računa za prilagodbu izdanog u smjeru smanjenja ukupnih troškova isporuke, dobavljač ima pravo smanjiti vlastite porezne obveze. Da bi primio odbitak PDV-a, prodavatelj formira negativnu fakturu. Dakle, iznos PDV-a umanjuje se za iznos punog računa umanjen za iznos korisničkog računa. Kupac, naprotiv, ima dodatnu obvezu povećanja PDV-a na temelju računa. Za elektroničke fakture primjenjuju se slični zahtjevi. Rok za izdavanje računa za prilagodbu elektroničkog formata isti je kao i za papirne dokumente - u roku od pet dana nakon potpisivanja Izvješća o nepodudarnosti.
Ispravljanje pogrešaka u fakturama
To je moguće ako se na fakturi nalazi sljedeće:
- pogreška u detaljima kupca ili prodavatelja;
- Pogrešna stopa poreza
- jednostavna pogreška pri upisu.
Ako bi fakturu trebalo ispraviti, treba pripremiti novi, revidirani dokument. Bez obzira na to kada je ispravak ispostavljen, ispravljena faktura raspoređuje se u isto porezno razdoblje u kojem je izvršena operacija i sastavljena početna faktura.Ako faktura, koja je izdana s pogreškom, ne dovodi do odbijanja povrata PDV-a, tada se ne može ispraviti.
Numeriranje glavnih i korektivnih računa u jednom razdoblju je kontinuirano. Ispravci računa za prilagodbu pripremaju se na isti način kao i izvorni. Ali numeriranje ispravljenih računa na jednom računu uvijek počinje s jednim. U knjigovodstvene zapisnike se upisuje: faktura je takva i takva, ispravak br. 1, a to je takav račun koji bi se trebao uzeti u obzir pri obračunu PDV-a.